相続で戸籍を集めていると、
・古い戸籍が取得できない
・役所から「保存期間が過ぎている」と言われた
・戸籍が存在しないと言われた
といったケースがあります。
このとき役所から案内されることがあるのが「廃棄証明書」です。「廃棄証明書」は戸籍そのものではありません。保存期間の経過により戸籍が廃棄されていることを証明する書類です。
相続では被相続人の戸籍を出生までさかのぼって収集しますが、非常に古い戸籍は保存期間の関係で取得できないことがあります。そのような場合に、「なぜ戸籍が提出できないのか」「請求漏れではないこと」を説明するために使われるのが廃棄証明書です。
この記事では
・廃棄証明書とは何か
・どんなときに必要になるのか
・取得方法
・相続手続きでの扱い
を実務の視点で解説します。
相続の戸籍収集にお困りの方へ
相続では、まず被相続人の戸籍を「出生から死亡まで」揃える必要があります。
ただ本当に迷いやすいのは、相続人側の戸籍を「誰の・どこまで」用意すべき範囲が分からないことです。
戸籍取り寄せ代行センター（行政書士）が、相続に必要な戸籍収集を全国対応で代行します。
基本料金は19,800円です（料金は相続人の人数で変わりますが、戸籍の通数では変わりません）。
廃棄証明書とは
※茨城町HPより引用
廃棄証明書とは、「保存期間経過により戸籍が廃棄されていることを証明する書類」です。戸籍を請求した際、保存期間経過、すでに廃棄、といった理由で戸籍が取得できない場合があります。その際に「その戸籍は請求漏れではなく、保存期間の関係で存在しない」ことを示すために発行されるのが廃棄証明書です。
廃棄証明書は戸籍の代わりにはならない
ここはよく誤解されるポイントです。廃棄証明書は戸籍の代わりになる書類ではありません。あくまで「戸籍が保存期間経過で取得できない」という事情を示す書類です。
そのため相続では
・取得できる戸籍はすべて取得する
・それでも取得できない戸籍がある場合に事情説明として使う
という位置づけになります。
廃棄証明書が必要になるケース
廃棄証明書が必要になるのは、主に次のようなケースです。
出生まで戸籍を追う途中で古い戸籍だけ取れない
相続では被相続人の戸籍を出生までつなげます。しかし、古い改製原戸籍、古い除籍謄本などが保存期間経過で取得できないことがあります。この場合、「なぜ途中の戸籍が提出できないのか」を説明する資料として廃棄証明書が使われることがあります。
手続き先に「請求漏れではない」ことを示したい
相続手続きでは戸籍の提出が求められるため、「戸籍が足りないのではないか」と判断されることがあります。このような場合に「保存期間経過で取得できない戸籍がある」ことを示す資料として廃棄証明書を提出することがあります。
提出先の判断にはなりますが、金融機関、法務局（相続登記）などで事情説明資料として扱われることがあります。
廃棄証明書の取得方法
廃棄証明書は本籍地の市区町村役場で取得します。戸籍を請求した際に、「保存期間経過」「すでに廃棄」といった理由で戸籍が存在しない場合、役所から案内されることがあります。郵送請求の場合でも、「廃棄証明書を付けますか」と役所から確認の連絡が入ることがあります。
そのため実務では、戸籍が存在しない理由が分からないまま返送されるケースは比較的少なく、役所と確認しながら進めることになります。
まず疑うべきは「請求先違い」
古い戸籍が取れない場合、すぐに廃棄と判断するのは危険です。実務では、「請求先が違うだけ」というケースも多くあります。戸籍は婚姻、転籍、戸籍改製などによって何度も移ります。
そのため「現在の本籍地しか確認していない」「さらに前の本籍地が別の自治体だった」という理由で、まだ取得できる戸籍を見落としていることがあります。
古い戸籍が見つからない場合は
①今取れている戸籍を確認する
②前戸籍の記載を確認する
③本籍地の履歴を確認する
④前の役所へ請求する
という順で確認することが重要です。
それでも取得できない場合に、保存期間経過による廃棄の可能性が出てきます。
廃棄証明書は取っておいたほうがよい
保存期間経過で戸籍が取得できないことが分かった場合は、廃棄証明書は取得しておいたほうがよいです。理由は「請求漏れではないことを示せる」「提出先に事情を説明しやすい」からです。
特に相続では、金融機関、相続登記などで戸籍関係書類の提出が必要になるため、「戸籍が存在しない理由を説明する資料」として役立つことがあります。
戸籍収集にお困りの方へ
相続では
・戸籍を出生から死亡まで集める
・相続人を確定する
・法定相続情報一覧図を作成する
といった作業が必要になります。
しかし実際には
・古い戸籍が見つからない
・本当に廃棄されているのか分からない
・請求先がどの役所なのか判断できない
・本籍地が何度も変わっている
といったケースも少なくありません。
戸籍取り寄せ代行センター（行政書士）では
・相続に必要な戸籍収集
・法定相続情報一覧図の作成
をまとめて対応しています。
戸籍が多い相続でも戸籍収集から一覧図作成まで一括対応可能です。
基本料金は19,800円です（料金は相続人の人数で変わりますが、戸籍の通数では変わりません）。
まとめ
廃棄証明書とは、「保存期間経過により戸籍が廃棄されていることを証明する書類」です。
ただし廃棄証明書は戸籍の代わりになる書類ではなく、「戸籍が取得できない理由を説明するための書類」という位置づけになります。
古い戸籍が取れない場合は
①請求先違いではないか確認する
②取れる戸籍をすべて取得する
③それでも取得できない場合に廃棄証明書を取得する
という順で対応することが重要です。
相続の戸籍まわりの全体像は
▶相続の戸籍の集め方と必要書類｜解説記事一覧
にまとめています。他のケースや手続きも含めて確認したい方は、あわせてご覧ください。