戸籍の郵送請求で差し戻しになる理由とは？書類不備の典型例を解説

戸籍を郵送で請求すると、

・書類を送ったのに戸籍が届かない
・役所から不足の案内が来た
・送った書類一式がそのまま返ってきた

といった形で止まることがあります。

結論から言うと、戸籍の郵送請求で差し戻しになる原因の多くは、書類不備か記載ミスです。

郵送請求では、

・請求書
・本人確認書類
・手数料
・返信用封筒

をそろえて送ります。

窓口請求と違って、その場で役所に確認してもらいながら直すことができないため、1つでも不足や記載ミスがあると、そのまま差し戻しになりやすいです。

この記事では、戸籍の郵送請求で差し戻しになる典型的な理由と、送る前にどこを確認すればよいか、差し戻しを減らすための具体的な対処法を実務ベースで解説します。

先に結論　差し戻しの原因は書類不備か記載ミス

先に結論を言うと、戸籍の郵送請求で差し戻しになる原因は、ほぼ次のどちらかです。

・必要書類がそろっていない
・請求書の記載に不足や誤りがある

郵送請求では、役所の窓口と違ってその場で補足できません。

そのため、

・足りない書類がある
・本籍地があいまい
・必要な戸籍の指定が足りない
・手数料や返信用封筒に不備がある

と、そのまま処理が止まります。

戸籍の郵送請求の基本的なやり方は、以下の記事で詳しく解説しています。
戸籍の郵送請求のやり方｜必要書類・書き方・返信用封筒まで解説

よくある差し戻し理由① 本籍地の記載が不正確

最も多いのが、本籍地の記載ミスです。戸籍は本籍地で管理されているため、

・本籍地が違う
・番地まで書けていない
・一部があいまい

といった場合は、該当する戸籍を特定できません。その結果、役所側では発行手続に入れず、差し戻しになります。

特に起こりやすいのは、

・住所と本籍地を混同している
・昔の記憶で書いている
・番地の最後まで確認していない

といったケースです。

対処法は、送る前に本籍地を資料で確認することです。住民票の写しを取るなら、本籍地入りで取得して確認する方が確実です。本籍地が曖昧なまま請求書を書かないことが大切です。

本籍地の確認方法そのものは、以下の記事で詳しく解説しています。
本籍地が分からない時の調べ方｜住民票で確認する方法と相続の戸籍収集

よくある差し戻し理由② 必要な戸籍の指定があいまい

請求書には、「どの戸籍が必要か」を記載する必要があります。ここがあいまいだと、役所側で発行対象を判断しにくくなります。

たとえば、

・戸籍をください
・相続に使います

だけでは、

・現在戸籍なのか
・除籍なのか
・改製原戸籍なのか
・どこまで必要なのか

がはっきりしません。

相続では特に、

・被相続人の出生から死亡までの戸籍
・相続人確認に必要な戸籍

といった指定が必要になることが多いです。

対処法は、請求対象を具体的に書くことです。たとえば、「相続手続に使用するため、被相続人〇〇の出生から死亡までの戸籍・除籍・改製原戸籍を請求します」と書けば、かなり分かりやすくなります。

相続で必要な戸籍の範囲は、以下の記事で詳しく解説しています。
相続の戸籍はどこまで必要？相続人の組み合わせ別｜必要な戸籍の範囲

よくある差し戻し理由③ 本人確認書類の不足

郵送請求では、本人確認書類のコピーが必要です。

ここで起きやすいのが、

・同封し忘れ
・片面しかコピーしていない
・住所が確認できない
・有効期限切れの書類を入れている

といった不備です。

役所側は、

・請求者本人であること
・請求書に書かれた住所とつながること

を確認します。そのため、この確認ができないと差し戻しになります。

対処法は、送る前に本人確認書類の状態を見ることです。運転免許証なら両面コピーにする、住所変更が裏面記載なら裏面まで入れる、マイナンバーカードなら表面をコピーする、といった確認をしてから封入します。

よくある差し戻し理由④ 手数料の不足や誤り

戸籍の郵送請求では、手数料を定額小為替で送ることが一般的です。

ここで多いのが、

・金額が足りない
・通数と合っていない
・戸籍の種類ごとの金額を間違えている

といったケースです。

戸籍は種類によって手数料が違います。戸籍謄本、除籍謄本、改製原戸籍で金額が異なるため、必要な種類と通数を前提に考える必要があります。

対処法として実務でやりやすいのは、最初から少し多めに定額小為替を入れておくことです。相続では、請求してみたら必要な通数が想定より増えることがあります。そのため、ぎりぎりの金額で送るより、少し余裕を持たせた方が差し戻しを避けやすいです。多く入れた分は返してもらえる運用になることが多いため、最初から余裕を持って準備する方が進めやすいです。

よくある差し戻し理由⑤ 返信用封筒の不備

返信用封筒も、差し戻しの原因になりやすいところです。

たとえば、

・切手が貼られていない
・料金が不足している
・住所が書かれていない
・宛名が不完全

といったケースです。返信用封筒に不備があると、役所側は戸籍を返送できません。

対処法は、返信用封筒を1つの必要書類として扱うことです。請求書の付属ではなく、宛名、住所、切手、封筒の大きさまで確認してから同封します。相続の戸籍は通数が増えることがあるため、切手は少し余裕を持たせておく方が安全です。

よくある差し戻し理由⑥ 請求理由の記載不足

戸籍の請求では、「なぜその戸籍が必要か」を記載する欄があります。相続の場合は、「相続手続のため、被相続人の出生から死亡までの戸籍が必要」などと書くのが一般的です。この部分が薄いと、役所側で、どの範囲を出せばよいか、請求の趣旨が何か、が見えにくくなります。

対処法は、相続で使うことと、必要な範囲を書くことです。たとえば、「父〇〇の相続手続に使用するため、出生から死亡までの戸籍一式が必要です」くらいまで書いておくと伝わりやすいです。

相続で特に差し戻しになりやすいのはどこか

相続の郵送請求で特に差し戻しにつながりやすいのは、次の3つです。

本籍地の確認が甘い

相続では、現在の戸籍だけではなく、前の本籍地の戸籍も追うことがあります。そのため、本籍地の確認が曖昧なまま進めると、請求先のずれが起きやすいです。

必要な戸籍の範囲が伝わっていない

相続で必要なのは、現在戸籍1通で終わらないことが多いです。出生から死亡までの流れが必要なのに、その指定が弱いと、出してほしい範囲が伝わりにくくなります。

手数料と返信用封筒を軽く見ている

請求書と本人確認書類には気を配っても、手数料や返信用封筒は後回しになりやすいです。ただ、実際にはここで止まることも多いです。

差し戻しになったときの見直し方

差し戻しになったときは、返ってきた書類を順番に見ます。
確認するのは主に次の点です。

・本籍地は正確か
・必要な戸籍の指定は具体的か
・本人確認書類は足りているか
・定額小為替の金額は合っているか
・返信用封筒に不備はないか
・請求理由は伝わる内容になっているか

役所からの案内文が入っている場合は、そこに不足点が書かれていることが多いです。その内容に沿って、同じミスを残さずに送り直すことが大切です。

送る前に見たい確認ポイント

郵送請求の前に、次の点を確認しておくと差し戻しはかなり減ります。

・本籍地は資料で確認したか
・必要な戸籍の範囲は具体的に書けているか
・本人確認書類は両面や住所面までコピーできているか
・手数料は足りているか、少し余裕を持たせているか
・返信用封筒の宛名、住所、切手はそろっているか
・請求理由は相続用として伝わる内容か

この確認をしてから送るだけでも、差し戻しの多くは防げます。

戸籍収集にお困りの方へ

相続では、
・戸籍を出生から死亡まで集める
・相続人を確定する
・必要に応じて法定相続情報一覧図を作成する
必要があります。

しかし、実際には、
・郵送請求で何を同封すればよいか分からない
・差し戻しになって戸籍収集が進まない
・どこを直して再送すればよいか分からない
といった形で止まりやすいです。

戸籍取り寄せ代行センター（行政書士）では、
・相続に必要な戸籍収集
・法定相続情報一覧図の作成
をまとめて対応しています。

戸籍が多い相続でも戸籍収集から一覧図作成まで一括対応可能です。
基本料金は19,800円です（料金は相続人の人数で変わりますが、戸籍の通数では変わりません）。

まとめ

戸籍の郵送請求で差し戻しになる原因は、

・本籍地の記載ミス
・必要な戸籍の指定不足
・本人確認書類の不備
・手数料の誤り
・返信用封筒の不備
・請求理由の不足

といった書類不備や記載ミスです。

相続の郵送請求では、特に

・本籍地
・戸籍の範囲
・手数料

で止まりやすいです。

送る前に、

・本籍地を資料で確認する
・必要な戸籍の範囲を具体的に書く
・手数料と返信用封筒まで含めて見直す

この3点を押さえておくと、差し戻しはかなり減らせます。

相続の戸籍まわりの全体像は
▶相続の戸籍の集め方と必要書類｜解説記事一覧
にまとめています。他のケースや手続きも含めて確認したい方は、あわせてご覧ください。