相続の戸籍収集で役所対応に差が出る理由｜請求の仕方で結果が変わる？

相続の戸籍収集を進めていると、

・前の役所では問題なかった
・別の役所では追加説明を求められた
・ある役所は確認電話をくれた
・別の役所では「該当戸籍なし」で返ってきた

と、役所ごとの対応差に戸惑うことがあります。

このとき、

・役所によってレベル差があるのか
・どちらの役所が正しいのか
・役所の対応が悪いのか

と考える方も多いです。

しかし、実際には、「請求の仕方が曖昧なため、役所側の解釈差が出ている」ケースが非常に多いです。

相続の戸籍収集では、

・誰について必要なのか
・どこまで必要なのか
・何を確認したいのか

が曖昧だと、役所側が推測しながら処理することになります。

その結果、

・現在戸籍だけ交付する役所
・改製原戸籍まで案内する役所
・確認電話をくれる役所
・そのまま返送する役所

など、対応差が見えやすくなります。逆に、請求内容が具体的なら、大きなズレは起きにくくなります。

この記事では、相続の戸籍収集で役所対応に差が出る理由と、請求の仕方で結果が変わるポイントを実務ベースで解説します。

先に結論

相続の戸籍収集で役所対応に差が出るのは、「自治体が間違っているから」とは限りません。

実際には、

・請求内容が曖昧
・必要範囲が書かれていない
・対象人物が不明確

なため、役所側の解釈差が出ているケースが非常に多いです。

つまり、役所対応の差というより、「請求内容の解像度不足で結果差が出ている」ケースが多いということです。

たとえば、「相続で使うので全部ください」だけだと、

・現在戸籍だけ交付する役所
・除籍まで案内する役所
・改製原戸籍まで確認する役所

など、対応が分かれます。

一方で、

「被相続人○○の出生から死亡までつながる戸籍をお願いします」
「被相続人○○に子がいないため、父母双方の出生から死亡までつながる戸籍をお願いします」

のように具体的に書けば、大きなズレは起きにくくなります。重要なのは、「役所に推測させないこと」です。

なぜ請求の仕方で差が出るのか

相続の戸籍収集は確認範囲が広い

相続では、

・被相続人
・父母
・兄弟姉妹
・甥姪
・被代襲者

など、複数人物の確認が必要になることがあります。

さらに、

・出生から死亡まで
・死亡確認まで
・代襲確認まで

など、必要範囲もケースごとに変わります。

そのため、「相続で使う」だけでは、必要範囲が分からないことがあります。

「全部ください」は解釈が分かれる

窓口や郵送請求で、「相続で使うので全部ください」と書く方は多いです。しかし、「全部」が何を意味するかは曖昧です。

たとえば役所側が、

・現在戸籍だけ
・その自治体にある分だけ
・除籍まで
・改製原戸籍まで

など、違う解釈をすることがあります。

つまり、「自治体によってレベル差がある」というより、「請求内容に解釈余地がある」ため、差が見えているケースが多いです。

役所は相続全体を確定する立場ではない

役所は、

・現在見えている請求内容
・提出されている資料

を基準に処理します。

そのため、「被相続人○○の現在戸籍」とだけ書かれていれば、現在戸籍だけ交付されることがあります。しかし、請求者側は、「出生から死亡まで出ると思っていた」というズレが起きやすいです。

実際に止まりやすい請求の仕方

「全部ください」だけ書く

最も止まりやすいパターンです。

これだけでは、

・誰について必要なのか
・どこまで必要なのか

が分かりません。

その結果、

・現在戸籍だけ出る
・改製原戸籍が不足する
・除籍が抜ける

といったことが起きます。

「相続で使います」だけ書く

これも範囲不足になりやすいです。

相続といっても、

・配偶者と子だけの相続
・兄弟姉妹相続
・代襲相続
・数次相続

では必要範囲が違います。

役所側も、「どこまで必要なのか」を判断しきれないことがあります。

誰について必要かを書いていない

たとえば、「出生から死亡まで必要」だけでは、

・被相続人なのか
・父母なのか
・被代襲者なのか

が分かりません。これも解釈差が出やすくなります。

本籍地の書き間違い

地味ですが、かなり多いのが本籍地の書き間違いです。

たとえば、

・番地のズレ
・旧住所表記のまま
・転籍前後の混同
・自治体名変更前のまま

などがあります。

このとき、

・確認電話をくれる自治体
・補足確認してくれる自治体

もあります。

一方で、「該当戸籍なし」としてそのまま返送されることもあります。

特に、

・請求書記載内容を基準に処理する自治体
・確認より定型処理が中心の自治体

では起きやすいです。

ただし、これは、「自治体が悪い」というより、「請求内容が正確ではない状態で提出されている」ことが原因です。そのため、本籍地は住民票や過去戸籍を確認しながら、できるだけ正確に書くことが重要です。

請求内容が具体的だと止まりにくい

逆に、請求内容が具体的なら、大きなズレは起きにくくなります。つまり、請求精度が高いほど、全国どこの役所でも結果がズレにくくなります。

たとえば、「被相続人○○の出生から死亡までつながる戸籍をお願いします」なら、

・現在戸籍
・除籍謄本
・改製原戸籍

まで必要だと伝わりやすくなります。

さらに、「被相続人○○に子がいないため、父母双方の出生から死亡までつながる戸籍をお願いします」まで書けば、

・兄弟姉妹相続確認
・父母確認

まで伝わりやすくなります。

つまり重要なのは、「役所に推測させないこと」です。

外部委託や担当体制で差が見えやすくなることもある

最近は、

・戸籍請求業務の一部外部委託
・センター化

されている自治体もあります。

また、小規模自治体では、

・担当人数が少ない
・兼務になっている
・経験が浅い担当者が対応する

こともあります。

そのため、

・請求書通りに処理する
・追加確認をしない
・確認電話なしで返送する

といった対応になることがあります。

ただし、これは、「自治体が間違っている」というより、「請求内容が曖昧だと、確認より定型処理になりやすい」と考えた方が実態に近いです。逆に、請求内容が具体的なら、大きなズレは起きにくくなります。

兄弟姉妹相続は特に止まりやすい

兄弟姉妹相続では、

・父母双方の出生から死亡まで
・場合によっては祖父母
・兄弟姉妹の死亡確認
・甥姪への代襲確認

まで必要になることがあります。

さらに、

・異母兄弟
・異父兄弟
・前婚の子

などが途中で判明することもあります。

この段階になると、

・誰について必要なのか
・どこまで請求するのか

を具体的に書かないと止まりやすくなります。

兄弟姉妹相続については、以下の記事で詳しく解説しています。
兄弟姉妹相続で戸籍収集が大変なのはなぜ？相続人確定でも長引く理由

役所任せで進めないことが重要

相続で多いのが、「役所が全部案内してくれると思っていた」というケースです。

しかし、実際には、

・請求内容通りだけ処理する
・解釈可能な範囲で処理する

こともあります。

そのため、

・誰について必要なのか
・どこまで必要なのか
・何を確認したいのか

を具体的に書くことが重要です。請求内容の精度が高いほど、途中で止まりにくくなります。

戸籍収集にお困りの方へ

相続では、
・必要な人物について戸籍を出生から死亡まで集める
・相続人を確定する
・法定相続情報一覧図を作成する
必要があります。

しかし、実際には、
・役所ごとに説明が違う
・現在戸籍だけで終わった
・「該当戸籍なし」で返送された
・どこまで必要か分からない
・兄弟姉妹相続で止まった
といった理由で手が止まることがあります。

戸籍取り寄せ代行センター（行政書士）では、
・相続に必要な戸籍収集
・相続人の確定
・法定相続情報一覧図の作成
をまとめて対応しています。

途中まで取得済みの戸籍がある場合でも、不足部分を確認しながら対応可能です。
基本料金は19,800円です（料金は相続人の人数で変わりますが、戸籍の通数では変わりません）。

まとめ

相続の戸籍収集で役所対応に差が出るのは、「自治体が間違っているから」とは限りません。

実際には、

・請求内容が曖昧
・必要範囲が不明確
・対象人物が書かれていない

ため、役所側の解釈差が出ているケースが非常に多いです。

逆に、

・誰について必要なのか
・どこまで必要なのか
・何を確認したいのか

を具体的に書けば、大きなズレは起きにくくなります。

相続の戸籍収集では、「役所に推測させない請求」を意識することが重要です。

相続の戸籍まわりの全体像は
▶相続の戸籍の集め方と必要書類｜解説記事一覧
にまとめています。他のケースや手続きも含めて確認したい方は、あわせてご覧ください。