本人通知制度とは？戸籍取得で通知が来る仕組みを分かりやすく解説

戸籍を取られたときに、本人へ通知が来る制度があると聞いて、「それは何の制度なのか」「相続で戸籍を取った場合も通知されるのか」と気になる方は少なくありません。

特に分かりにくいのが、

・本人通知制度とは何か
・相続のために戸籍を取った場合も通知されるのか
・通知が来ると何が分かるのか
・通知が来るからといって戸籍を取れなくなるのか
・行政書士が取った場合も通知されるのか

という点です。

結論からいうと、本人通知制度とは、本人以外の者が住民票の写しや戸籍謄本等を取得したときに、あらかじめ登録している本人へその事実を通知する制度です。

そして、本人通知制度がある自治体では、相続のために戸籍を取った場合でも、登録者本人に通知が行くことがあります。ただし、通知があるからといって、相続で必要な戸籍取得ができなくなるわけではありません。

この記事では、本人通知制度とは何か、戸籍取得で通知が来る仕組み、相続との関係を分かりやすく解説します。

本人通知制度とは何か

本人通知制度とは、本人以外の者が住民票の写しや戸籍謄本などを取得したときに、その取得があったことを、事前に登録している本人へ通知する制度です。

この制度の目的は、本人が知らないうちに証明書が取得されていた場合に、その事実を把握できるようにすることです。たとえば、住民票の写し、戸籍謄本、戸籍の附票などが、一定の条件で第三者や代理人、職務上請求を行う資格者などによって取得された場合に、登録者本人へ通知が行われることがあります。

つまり本人通知制度は、「戸籍を取れなくする制度」ではなく、「取られた事実を後から本人が知るための制度」です。

相続で戸籍を取った場合も通知されるのか

相続で戸籍を取った場合でも、本人通知制度の登録者がいると、通知の対象になることがあります。

たとえば相続では、

・被相続人の出生から死亡までの戸籍を集める
・相続人を確定する
・前婚の子や認知した子、兄弟姉妹、甥姪まで確認する

といった場面で、戸籍や附票を取得することがあります。この取得が、本人通知制度の対象となる請求区分に当たれば、登録者本人へ通知が行われることがあります。

ここで大事なのは、「通知が来るかどうか」と「相続で必要な戸籍を取れるかどうか」は別問題だということです。相続で正当な請求原因があり、法令上取得できる戸籍であれば、本人通知制度があるからという理由だけで取得できなくなるわけではありません。

本人通知制度で通知されるのはどんなときか

本人通知制度で通知されるのは、一般に、本人以外の者による証明書の取得があったときです。

典型的には、

・第三者請求で取得されたとき
・代理人が取得したとき
・弁護士、司法書士、行政書士などが職務上請求で取得したとき

などが問題になります。

ただし、具体的にどの請求が通知対象になるかは、自治体ごとの運用で差があることがあります。そのため、「代理人請求も必ず通知される」「この請求なら絶対通知されない」と一律には考えず、最終的には該当自治体の制度案内を確認する必要があります。

なお、戸籍を取れる人の違いそのものは、以下の記事で詳しく扱っています。
戸籍は代理で取れる？本人・代理人・専門家の違いを解説

また、行政書士などの専門家がどういう根拠で戸籍を取得するのかは、以下の記事もあわせてご覧ください。
職務上請求とは？行政書士が戸籍を取れる仕組みと注意点を解説

本人通知制度で何が通知されるのか

本人通知制度で一般に通知されるのは、

・証明書が取得された事実
・取得された証明書の種類
・取得年月日
・通数
・請求区分

などです。

一方で、通常は

・請求書の中身そのもの
・具体的な使用目的の詳細
・取得した相手の細かい事情

まで通知されるとは限りません。

また、通知を受けた本人が「誰が、どんな理由で取ったのか」をさらに詳しく知りたい場合は、別途の開示請求等が必要になることがあります。つまり、通知が来たからといって、その一通だけで全部が分かるわけではありません。

本人通知制度があっても相続の戸籍取得はできるのか

できます。本人通知制度は、正当な請求まで止める制度ではありません。

相続では、相続人の確定や法定相続情報一覧図の作成、金融機関や法務局への提出のために、戸籍取得が必要になります。そのため、法令上認められる請求であれば、

・本人通知制度に登録している人がいる
・通知がその人へ行く可能性がある

という事情があっても、相続で必要な戸籍取得自体は進められます。

つまり本人通知制度は、「相続実務を止める制度」ではなく、「取得の事実を登録者へ知らせる制度」と理解した方が正確です。

行政書士が戸籍を取った場合も通知されるのか

相続業務で行政書士が戸籍を取得する場合、本人通知制度の対象となることがあります。相続では、行政書士が依頼を受けて戸籍収集を進めることがありますが、その取得が対象となる請求区分に当たれば、登録者へ通知が行われる可能性があります。

ここで重要なのは、通知が行われる可能性があることと、取得の適法性は別だという点です。

つまり、

・行政書士が正当な業務として戸籍を取得する
・その事実が本人通知制度により通知されることがある

という関係です。通知が来る可能性があるから行政書士が取れない、という話ではありません。

本人通知制度が問題になりやすいのはどんなときか

本人通知制度が気になりやすいのは、たとえば次のような場面です。

・前婚の子の戸籍を相続のために確認する場合
・認知した子の有無を確認する場合
・兄弟姉妹や甥姪まで相続人確認が広がる場合
・相続人の住所確認のために附票を取る場合

こうしたケースでは、依頼者から見ると「相続のために必要だから取る」だけでも、登録者側では「自分の戸籍や附票が取られた」という通知を受けることがあります。

そのため、本人通知制度は、相続実務を直接止めるものではないものの、相続の戸籍収集で気にされやすい制度です。

本人通知制度でよくある誤解

この制度では、次のような誤解が起きやすいです。

・通知が来るなら戸籍は取れないと思っている
・通知が来たら違法取得だと思っている
・相続のための取得は通知されないと思っている
・通知が来たら請求者の詳細がすべて分かると思っている

しかし実際には、

・通知が来ても、適法な取得であることはある
・相続のための取得でも通知対象になることはある
・通知が来ても、そこで分かる内容には限界がある

という理解が必要です。

このテーマで押さえるべき結論

このテーマで押さえるべきポイントはシンプルです。

・本人通知制度は、取得を禁止する制度ではない
・本人以外の取得があったとき、登録者に通知する制度である
・相続で戸籍を取る場合でも、通知対象になることがある
・ただし、相続で必要な適法な戸籍取得まで止まるわけではない
・具体的な運用は自治体ごとに確認が必要である

つまり、相続との関係で見るなら、「相続で戸籍を取ると通知が行くことがある制度」として理解しつつ「必要な戸籍取得自体は通常どおり進める」と押さえるのが実務的です。

戸籍収集にお困りの方へ

相続では
・戸籍を出生から死亡まで集める
・相続人を確定する
・法定相続情報一覧図を作成する
必要があります。

しかし、実際には、
・前婚の子や認知した子の確認が必要になる
・附票まで取る必要がある
・本人通知制度との関係が気になる
・どこまで戸籍を集めればよいのか分からない
といったケースが少なくありません。

戸籍取り寄せ代行センター（行政書士）では
・相続に必要な戸籍収集
・法定相続情報一覧図の作成
をまとめて対応しています。

相続で戸籍や附票が多くなるケースでも、戸籍収集から一覧図作成まで一括対応可能です。
基本料金は19,800円です（料金は相続人の人数で変わりますが、戸籍の通数では変わりません）。

まとめ

本人通知制度とは、本人以外の者が戸籍謄本や住民票の写しなどを取得したときに、事前登録している本人へその事実を通知する制度です。

重要なのは、

・本人通知制度は取得を止める制度ではない
・相続で戸籍を取る場合でも通知対象になることがある
・通知されても、適法な相続実務として取得できる場合はある
・具体的な通知対象や運用は自治体ごとに確認が必要

という点です。相続の戸籍収集では、制度の存在を知ったうえで、必要な戸籍を通常どおり集めていくことが大切です。

相続の戸籍まわりの全体像は
▶相続の戸籍の集め方と必要書類｜解説記事一覧
にまとめています。他のケースや手続きも含めて確認したい方は、あわせてご覧ください。